1. Thủ tục xin vi.sa
Người có nguyện vọng xin visa hãy sắp xếp những hồ sơ cơ bản theo thứ tự như hướng dẫn dưới đây và nộp trực tiếp tại cửa sổ lãnh sự hoặc Đại lý ủy thác được chỉ định (phí dịch vụ sẽ phát sinh riêng).
Về nguyên tắc không nộp những giấy tờ không được nêu trong hướng dẫn. Trong quá trình xét duyệt nếu cần phải bổ sung giấy tờ Đại sứ quán sẽ yêu cầu sau.
Ngoài ra, nếu có kế hoạch sang Nhật du lịch thường xuyên hãy xem xét thủ tục xin “Vi.sa nhiều lần phổ thông”.

--- Tài liệu người xin vi.sa chuẩn bị ---
Trường hợp nhiều người xin visa thì hãy đánh số ở bên phải phía trên của các tài lệu để hiểu được tài liệu nào liên quan đến người nào.

HỘ CHIẾU:
* Tờ khai xin vi.sa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm)
□ Phần cuối cùng của tờ khai xin vi.sa, người xin visa chính chủ phải ký tên trùng với chữ ký trên hộ chiếu.
□ Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.
□ Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.
□ Mặt sau Hồ sơ cần xử lý trên máy, đề nghị không dập ghim.
□ Một bản gốc

* (Trường hợp xin vi.sa theo nhóm) Tài liệu chứng minh mối quan hệ giữa những người xin vi.sa với nhau
a. Quan hệ họ hàng: Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, bản sao sổ hộ khẩu v.v.giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp
b. Quan hệ bạn bè: Ảnh chụp chung (nhìn rõ mặt, không đeo kính hoặc đội mũ)
c. Giấy tờ khác: có thể chứng minh mối quan hệ 
□ Nếu nhóm từ 3 người trở lên cần kèm thêm giấy giải thích để hiểu mối quan hệ giữa người xin visa bằng sơ đồ.
□ Trước khi nộp tờ khai phải làm rõ mối quan hệ của tất cả những người xin visa

* Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi
a. Sao kê tài tài khoản trả lương (06 tháng gần nhất)
b.Chứng nhận tiền gửi có kì hạn
c. Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan nhà nước cấp v.v.
□  Khi xin vi.sa, hãy nộp "a. Sao kê giao dịch tài khoản ngân hàng" nhiều nhất có thể
□ Trường hợp tiền lương được trả qua tài khoản ngân hàng, hãy đánh dấu bằng bút màu để làm rõ khoản tiền nào là khoản tiền lương.
□ Một trong các giấy tờ này (bản gốc)

* Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình
□ Vé tàu cũng được chấp nhận.
□ Khuyến cáo không được mua vé khi chưa nhận được vi.sa.
□ Hành trình không phải là văn bản mà người xin vi.sa/người mời làm mà là bản in "hành trình bay" trong đó có ghi thông tin ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến nơi
□ Một bản gốc

* Lịch trình dự định
□ Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh, ngày về nước. Bắt buộc điền tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã quyết định.
□ Lịch trình cần viết theo từng ngày. Không chỉ ghi tên thành phố chung chung như “Tokyo”, “Kyoto” mà cần ghi cụ thể địa điểm và nội dung hoạt động thực tế.
□ Hãy điền cụ thể nơi sẽ nghỉ lại (trường hợp khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại).
□ Trường hợp hoạt động cùng một lịch trình với người/nhóm khác hãy chứng minh mối quan hệ với người/nhóm đó. (Người/nhóm tham gia du lịch đoàn hãy trình bày).
□ Một bản gốc

2. Những điểm lưu ý trường hợp nộp theo nhóm
□ Trường hợp sang Nhật theo nhóm gia đình hoặc bạn bè, hãy đánh số thứ tự (（1）, （2）…) cả tờ khai và các giấy tờ khác, chứng minh mối quan hệ giữa người xin vi.sa với nhau (trường hợp có từ 3 người trở lên cần tạo sơ đồ chứng minh mối quan hệ).
□ Cần đánh số thứ tự của người xin vi.sa vào các giấy tờ khác như: số dư tài khoản ngân hàng, xác nhận đặt vé máy bay, lịch trình v.v.
□ Trường hợp chứng minh mối quan hệ bạn bè bằng ảnh phải chọn ảnh mặt chính diện, nhìn rõ mặt. Không cần thiết phải có mặt tất cả người xin visa trên 1 ảnh.
□ Trước khi nộp hồ sơ cần sắp xếp và đánh số thứ tự toàn bộ hồ sơ xin vi.sa.

--- Chú ý ---
1. Hướng dẫn ở trang này chỉ là các giấy tờ cơ bản để trình nộp khi xin visa.
2. Hồ sơ thiếu, nội dung không điền đầy đủ sẽ không được tiếp nhận.
3. Tùy từng trường hợp, có thể sẽ yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc yêu cầu phỏng vấn.
4. Nếu Đại sứ quán yêu cầu nhưng không bổ sung giấy tờ hoặc không phỏng vấn, hồ sơ sẽ bị dừng xét duyệt.
5. Trừ trường hợp nhân đạo, Đại sứ quán sẽ không cấp sớm visa.
6. Có trường hợp sẽ cần thời gian xét duyệt lâu hơn trên vài tuần, hãy thu xếp thời gian thoải mái để trình nộp hồ sơ xin vi.sa.
7. Nếu cần trả lại bản gốc nhất định phải trình nộp thêm 1 bản photocopy.
8. Trừ các giấy tờ đã ghi rõ thời hạn hiệu lực, tất cả giấy tờ trong hồ sơ trình nộp phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.

Tham khảo ngay những tour du lịch Nhật Bản thiết kế riêng theo yêu cầu tại đây.